新的一年開始了，很多朋友不僅要準(zhǔn)備新一年的工作計劃，還要做上一年的總結(jié)報告，用什么能更加 準(zhǔn)確直觀的表現(xiàn)這些內(nèi)容呢?當(dāng)然是用圖表幻燈片，這樣就可以利用現(xiàn)代化的投影設(shè)備一邊介紹一邊演示 ，形象生動，很有說服力。

用PowerPoint制作圖表幻燈片其實是一件很容易的事，但讓人很頭疼的是圖表中所用的數(shù)據(jù)如何輸入 。一是我們有原始數(shù)據(jù)，再次輸入數(shù)據(jù)顯得有點浪費時間，再一個這里的數(shù)據(jù)表處理數(shù)據(jù)不像Excel表格 那樣方便，有沒有辦法直接利用Excel表格里的數(shù)據(jù)來建立圖表呢?有，我們可以利用下面介紹的兩種方 法來免去煩瑣和重復(fù)輸入過程。

一、 直接復(fù)制數(shù)據(jù)到PowerPoint中

要想直接利用Excel中的原始數(shù)據(jù)來創(chuàng)建圖表必須有一份原始的數(shù)據(jù)文件，然后進(jìn)行如下步驟的操作：

第一步：打開PowerPoint，依次點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，此時會PowerPoint會自動插 入一個圖表的實例，別管它，直接點擊工具欄上的“編輯/導(dǎo)入文件”，就會彈出一個“輸入數(shù)據(jù)選項” 對話框(如圖1)，選擇需要制成圖片的工作表。如果只需要導(dǎo)入工作表的一部分內(nèi)容，單擊“選定區(qū)域 ”前面的單選按鈕，并在后面的文本框中輸入要導(dǎo)入的區(qū)域。例如，我們要導(dǎo)入工作表中的前兩列(整個 工作表有10條數(shù)據(jù))，可以這樣表示“A1:B10”。這里有一點需要注意，選定區(qū)域必須是連續(xù)的單元格或 行列，最后勾選“覆蓋現(xiàn)有單元格的內(nèi)容”，點擊“確定”按鈕即可。

圖1

第二步

： 當(dāng)我們按照上述方法導(dǎo)入數(shù)據(jù)以后可能發(fā)現(xiàn)幻燈片中的圖表和我們要求的相距甚遠(yuǎn)，如所有 的柱狀圖都收縮到一起了(如圖2)，這就需要我們適當(dāng)調(diào)整。通過觀察可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)表中的A列前面有 一個列，這是用來顯示坐標(biāo)軸的數(shù)據(jù)用的，將其選中后單擊菜單“編輯/刪除”將它刪除，為了使數(shù)據(jù)系 列正好顯示在圖表正中，然后我們還應(yīng)該在數(shù)據(jù)表中刪除多余的空行。然后單擊菜單“數(shù)據(jù)/列中系列” ，讓圖表按列分類顯示，怎么樣，整體效果已經(jīng)出來了吧(如圖3)!

圖2

圖3

二、在Excel與PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接

上面的操作是將Excel中的數(shù)據(jù)直接復(fù)制到了幻燈片中的數(shù)據(jù)表中，以后改變Excel中的數(shù)據(jù)，圖表幻 燈片也不會跟著改變，那如何才能使圖表隨著Excel數(shù)據(jù)的改變而隨時改變呢，我們可以通過在Excel與 PowerPoint數(shù)據(jù)表之間建立鏈接的方法來實現(xiàn)，這樣當(dāng)源數(shù)據(jù)改變時，能夠馬上在圖表幻燈片中顯示出來 ，具體操作步驟如下：

首先在Excel中選擇要與PowerPoint中數(shù)據(jù)表建立連接的數(shù)據(jù)范圍，單擊菜單“編輯/復(fù)制”。

然后新建一個PPT文檔，點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，并清空彈出來的“數(shù)據(jù)表”輸入框 中所有的數(shù)據(jù)，再單擊菜單“編輯/粘貼鏈接”，此時Excel中的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)在數(shù)據(jù)表中了，其它操作方 法和第一種一樣。

以后如果我們在Excel中更改數(shù)據(jù)，則PowerPoint中數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)也相應(yīng)的改變，同時圖表也跟著改 變。利用上面兩種方法可以免去我們重復(fù)輸入之苦，有這方面需要的朋友不妨試一試。

提示：這種超鏈接的圖表方法要求不能更改Excel文檔和與之對應(yīng)的PPT文檔的路徑，否則PPT文檔就不 會跟隨Excel文件的修改而時時更新數(shù)據(jù)了。